採用試験の応募者の経歴や期待される成果を把握できる
人材管理システムをどのように活用するかは企業の方針や業態、事業規模などに大きく影響されますが、最近では採用試験の際に個々の応募者の特徴を客観的に把握するために役立てようとする企業が目立ちます。たとえば、年間数百人や数千人の採用を行っている大企業においては、人事や総務の担当者の業務の負担軽減のため、早期のシステムの導入が不可欠となっています。また、新卒採用だけでなく、即戦力となり得る人材を獲得するため中途採用にも力を入れている企業では、システムを活用することで、社会経験が豊富な転職希望者の過去の職種や経験年数、保有資格などの大事な情報を一元的に管理することが可能となります。
配属先の決定や昇進昇格の手続きをスムーズに行える
人材管理システムは、新入社員の配属先の決定や、中堅やベテラン社員の昇進昇格の選考の際にも大いに役立ちます。特に、新卒者を総合職として採用した後に、研修を通じて配属先を決めている企業は、システムを用いることで一人ひとりの社員の研修中の取り組みや適性などをくまなくチェックすることができます。また、部長や課長、係長といった責任のあるポジションの選考を行う際は、直属の上司や人事担当者の主観に頼らず、確かなデータを使って決定をすることが重要となります。そうした中、社内の人材活用に使えるシステムを選ぶうえで、経営陣が独自に判断するのではなく、実際にシステムを運用する部署の意見を取り入れたり、自社のニーズに合う機能について調べたりすることがとても大切です。
人材管理システムは、社内に埋もれている有能な人材を発掘したり、将来的に見込みがある新卒者や転職者を獲得したりする際に役立ちます。